La scuola in piedi in dieci minuti

2Scuola: profilo, istruttori, personale

In Scuola tocca «Modifica» e compila il profilo (nome, indirizzo, telefono, P. IVA se la vuoi in fattura).

In Istruttori aggiungi chi tiene le lezioni con il compenso a lezione e la sua email: con quella, dal suo account gratuito, l’istruttore vede il calendario e segna «Fatta» le sue lezioni dal telefono; in Personale groom, segreteria e manutenzione con lo stipendio mensile. Entrano da soli nelle uscite della contabilità.

La schermata Scuola è il quadro della giornata: lezioni in attesa dell’allievo, allievi da programmare, certificati medici in scadenza, salute dei cavalli.

3Scuderia: box, paddock e campi

In Scuderia inserisci i box e i paddock con il prezzo della pensione e chi li occupa (un cavallo della scuola o l’allievo con il suo). Le pensioni entrano ogni mese nelle entrate.

Aggiungi i campi con il nome: nel calendario vedi se un campo è libero o impegnato.

4Cavalli della scuola

Tocca il nome della scuola in alto → «Aggiungi un cavallo o pony»: nome, razza, nascita, foto. Sono i cavalli che dai in lezione.

In Salute di ogni cavallo registri vaccini, vermifughi, ferri e dentista con la data del richiamo: la scheda Cavalli / Pony ti mostra tutte le scadenze insieme, e ogni mattina ti arriva un promemoria via email quando qualcosa scade. Il libretto in PDF lo stampi con un tocco.

Sempre in Salute: le terapie (farmaco, dose, orari e durata, con la dose di oggi da spuntare e l’avviso quando la confezione sta per finire) e i documenti del cavallo (passaporto, Coggins, referti) in PDF o in foto. Con «Condividi» mandi al veterinario un link al libretto, in sola lettura.

5Allievi

Il modo più veloce: in Allievi tocca «Link di iscrizione» e mandalo nel gruppo WhatsApp della scuola. Ogni allievo si iscrive da solo in un minuto (email, telefono, cavallo, certificato, tessera) e compare negli Allievi segnato «nuovo»: tu aggiungi solo prezzo e pagamento. Se cambi idea, «cambia link» spegne quello vecchio. Hai già un elenco? «Incolla un elenco»: copi la colonna da Excel o da WhatsApp e li crea tutti insieme.

Puoi anche aggiungere tu ogni allievo con la sua email: se ha già l’app (o la crea dopo, gratis), riceve lezioni, gare e quote sul suo telefono e decide se condividere con te il suo cavallo e le sue scadenze.

Segna la scadenza del certificato medico e della tessera FISE o FITETREC (senza tessera valida l’allievo non è assicurato), come monta (cavallo della scuola, di proprietà o in mezza fida con la quota mensile e i giorni in cui il cavallo è suo) e come paga: a lezione, con l’abbonamento mensile a lezioni incluse o a pacchetti (per esempio 10 lezioni valide 3 mesi). Ogni pacchetto venduto lo registri con «+ Pacchetto venduto»: le lezioni fatte lo scalano e quando ne restano due avvisa te e l’allievo.

Per ogni allievo puoi fissare gli orari fissi (ogni martedì alle 17 con Federica): le lezioni compaiono da sole nel calendario, settimana dopo settimana. Chi non ha lezioni in programma te lo dice la scheda Scuola. Gli ex allievi vanno in archivio, la loro storia resta.

6Calendario e approvazione dall’app

In Calendario tocca un giorno e «+ Lezione»: allievo, istruttore, cavallo, campo, ora. Se il cavallo o il campo sono già impegnati a quell’ora, l’app non la salva.

L’allievo trova la lezione nella sua app con «Approvo» e «Non posso»; tu vedi lo stato cambiare nel calendario. A lezione fatta tocca «Fatta»: entra nella contabilità con il prezzo dell’allievo e il compenso dell’istruttore.

Per le lezioni di gruppo usa le Riprese: crei la ripresa una volta (istruttore, giorno, ora, campo, posti, anche ogni settimana) e con «+ Allievi» spunti chi c’è. Ognuno riceve la sua lezione con il suo cavallo, la approva dal telefono e la paga come sempre; l’istruttore è pagato una volta per ripresa.

7Passeggiate e gare

In Passeggiate crei l’uscita con i cavalli disponibili e i posti: gli allievi si iscrivono, tu vedi chi viene. Il compenso della guida lo scegli per l’uscita o per partecipante.

In Gare proponi la gara agli allievi con la quota: ognuno accetta dalla sua app scegliendo il cavallo; le quote accettate entrano nel mese della gara.

8Contabilità: incassi, fatture, commercialista

In Contabilità hai il mese in una schermata: entrate (lezioni, pacchetti, abbonamenti, pensioni, gare), uscite (compensi, stipendi, costi), margine.

Per ogni allievo vedi cosa deve e segni «Incassato» e «Fatturato» con numero e data. «Esporta CSV» ti dà tutto l’anno in un file per Excel, Numbers o il commercialista. Il lunedì ricevi via email la settimana in breve: lezioni, chi non ha approvato, certificati e tessere in scadenza, pacchetti da rinnovare, quote da incassare.

9E gli allievi?

Per loro l’app è gratis, e da allievi della scuola hanno anche Pro incluso: diario del cavallo con salute, terapie, documenti, scadenze, lezioni, gare, medaglie, spese, promemoria via email e il calendario del telefono. Le lezioni, le gare e le quote della scuola gli arrivano da sole, da approvare o da pagare, e vedono quante lezioni restano nel loro pacchetto.

Basta che si iscrivano con il tuo link di iscrizione (mettendo anche una password) oppure che si registrino su myhorsediary.app con la stessa email che hai messo in Allievi. Puoi girargli il link della demo: chiedila dalla landing e ti arriva per email.